Präsentation erstellen: Beispiel

Wie machst Du das denn? Diese Neugierde nach einem (mehr oder weniger) genauen Ablaufplan zum Erstellen einer Präsentation möchte ich hier stillen. Dazu gibt’s auch eine Kurzfassung als Infografik und PDF.

Das nun folgende Beispiel und die Tipps sollen für Dich eine Anregung sein, um zu sehen, wie man eine Präsentation erstellen kann bzw. vor allem, welche Schritte vor dem eigentlichen Erstellen am Computer bei mir kommen.

Als Grundlage habe ich eine meiner Präsentationen an der Uni im Politikstudium ausgewählt, da mir die Arbeit daran und auch der Vortrag selbst viel Spaß gemacht hat. Vorgestellt habe ich das Thema meiner Hausarbeit, das später auch Thema meiner Bachelorarbeit war: den Korruptionsfall Mani pulite aus Italien Anfang der 1990er Jahre.

Info 1: Falls Du noch gar kein Thema gefunden hast, hier entlang: Interessantes Thema für Deinen Vortrag finden.

Info 2: Bei aller Neugierde ist klar, dass es sich hier nur um ein Beispiel handelt wie ich schon eine Präsentation erstellt habe. Außerdem wichtig zu erwähnen ist, dass in diesem Beispiel keine Zeitnot bestand; das heißt, ich habe rechtzeitig angefangen, mich auf die Präsentation und den Vortrag vorzubereiten. Diese Case Study unterstellt also, dass für jeden der folgenden Schritte ausreichend Zeit vorhanden ist…

Lesen und Recherchieren

Wenig überraschend steht am Anfang die Aneignung des Fachwissens. Dabei unterscheidet sich die Arbeit für einen Vortrag für mich zunächst nicht von der für eine schriftliche Arbeit. Bei mir war es ja sowieso so, dass ich über das Vortragsthema eine Hausarbeit schreiben musste oder umgekehrt. Daher war hier die Recherche und Wissensaneignung nicht nur vor dem Hintergrund von 15 Minuten Vortrag.

Ich gehe davon aus, dass in vielen Fällen irgendwelche schriftlichen Leistungen zum Vortrag noch dazu kommen, und sei es nur ein „Handout“. Das ist vor allem auch für den nächsten Schritt wichtig und interessant.

Ich habe für den Vortag bzw. die Hausarbeit zunächst viel gelesen: Buchkapitel, Zeitungsartikel, wissenschaftliche Artikel (an der Uni Standard, oft gibt’s hier auch einen vorgegebenen Basistext),…

Super Anlaufstellen für mich sind hier gewesen:

• google scholar (gucke nach Überblicksartikeln oder lies v.a. die Literaturüberblicke und verfahre dann nach dem Schneeballprinzip; gerade an der Uni meine wichtigste Anlaufstelle),
• Zeitungsartikel (ZEIT, Spiegel, SZ, NZZ, Tagesanzeiger.ch,…),
• Hauptartikel auf wikipedia (kein Scherz!) und die dort angegebenen Quellen (!!).

Der Zeitaufwand dafür kann mitunter nicht mehr nur in Stunden gemessen werden, allerdings erwartet auch niemand eine Literaturrecherche an nur einem Tag…

Zu diesen Artikeln bzw. Buchkapiteln habe ich mir dann Notizen oder kurze Zusammenfassungen geschrieben. Diese Thematik passt auch gut zu Lern- bzw. Arbeitstechniken. Vertiefend auf gute Exzerpte gehe ich an dieser Stelle nicht ein, da folgt als bald noch was.

Als erste Tipps zum ersten Schritt bleibt festzuhalten:

Struktur geben

Mache Dir an dieser Stelle kurz die Rahmenbedingungen bewusst:

Beachte diese Rahmenbedingungen, vor allem die Zeitvorgabe, für die Menge und die Tiefe der Infos, die Du in der Präsentation bzw. im Vortrag unterbringen möchtest. Denn…

Nun hatte ich viel neues Wissen im Kopf, kannte die Zusammenhänge bei dem Korruptionsfall und war mit den Schlüsselfiguren vertraut. Diesem Berg an Wissen musste ich, und musst Du dann für Dein Thema, eine Struktur geben, die zu den Anforderungen passt. Auch hier unterscheiden sich die Arbeitsschritte nicht besonders von denen für eine schriftliche Ausarbeitung.

Es geht nun darum, das Thema zu gliedern. Bei diesem Akt können nun beispielsweise die Tipps zum Aufbau eines Vortrags helfen. Stelle Dir hier vor allem die berühmten W-Fragen. Für einen interessanten Vortrag, bei dem Du Zusammenhänge erklärst, sind hier die „Wie“- und die „Warum“-Frage von besonderem Interesse.

Für meinen Fall habe ich mich ganz grob für die folgende Struktur entschieden:

Der vorgestellte Korruptionsfall hatte so eine enorme Dimension, dass eine vollständige Beschreibung aller Verwicklungen ausgeschlossen war, erst recht für nur 15 Minuten. Also habe ich mich dafür entschieden, drei charakteristische Einzelfälle herauszusuchen und anhand dieser die wichtigsten Grundelemente („Wie“ und „Warum“) zu erklären.

Damit die Beispiele nicht einfach so vom Himmel fallen, habe ich zunächst einen Grobüberblick über die Zusammenhänge gegeben, nämlich dass bei diesem Korruptionsskandal die Politik, die Wirtschaft als auch die Verwaltung beteiligt gewesen sind. Speziell bei der Umsetzung in Powerpoint kam dieses „Zusammenhängen“ und damit der Netzwerk-Charakter gut rüber.

Als Abschluss der Präsentation wollte ich dann zeigen, was der Korruptionsfall bewirkt hat. Also eine Antwort auf die Frage: „Ja, und?“ Das ist wichtig gewesen, um die Relevanz des Falls nochmals zu zeigen. Diese Darlegung der Folgen kommt einem resümierenden Ende nahe.

Für den Einstig habe ich dieses Zitat von Bettino Craxi gewählt, der als Chef der sozialistischen Partei Italiens tief in den Korruptionsskandal verwickelt war und bei einer Gerichtsverhandlung als Rechtfertigung folgenden Satz sagte: „Lo facevano tutti“ (zu deutsch: Das machten alle.). Diesen Satz habe ich zusammen mit einem Bild Craxis auf die erste Folie geschrieben. (Kann ich Dir leider aufgrund des Urheberrechts hier nicht zeigen).

All diese Überlegungen und Gliederungen habe ich zunächst auch wieder analog aufgeschrieben. Aus dieser (schön aufgeschriebenen) Fassung der Übersicht ist schließlich auch mein Handout entstanden.

Ich habe Dir mal den ersten Teil dieser Gliederung eingescannt:

Alleine auf diese Form zu kommen ist im Grunde der schwierigste, anstrengendste und zeitaufwendigste Teil.

Die Gliederung ist oft der schwierigste Teil. Danach läuft vieles leichter.

Hast Du einmal eine tolle Gliederung mit einem roten Faden bzw. einer logischen Abfolge erarbeitet, so ist das Verfassen der Hausarbeit oft nur noch ein Ausformulieren und Runterschreiben der Struktur und das Erstellen der Präsentation viel mehr ein kreativer Prozess als ein analytischer.

Und genau dieser kreative Prozess beginnt im nächsten Schritt.

Doch zunächst nochmals die wichtigsten Tipps für diesen Schritt:

Skizze anfertigen

Allerdings geht es bei mir noch immer nicht an den Computer! Eine der wichtigsten Ratschläge dieser Case Study an Dich ist:

Arbeite anfangs analog!

Die Alliteration und Dreiteiligkeit dieses Ratschlags ist ja fast schon kitschig.

Aber ernsthaft: Wie Du oben schon kurz und gleich noch genauer an meinem Scan sehen kannst, zeichne ich die Präsentation wirklich auf Papier vor. Ich bin der Überzeugung, dass Du so viel kreativer bist, da Dein Fokus nur darauf liegt, wie Du die Infos schön und leicht verständlich darstellen kannst. Manch einer sagt Infotainment dazu.

Der Fokus liegt also auf der Informationsdarbietung und nicht auf der Technik, mit der Du Dich sonst am Computer parallel beschäftigen müsstest. Außerdem könnte für Dich sonst die Verlockung wohl zu groß sein, doch die einfachen Powerpoint Aufzählungspunkte zu füllen.

Da ich sowieso „schlanke“ Folien erstellen möchte, ist in aller Regel die Umsetzung meiner Skizzen technisch möglich. Denn häufig brauche ich dazu nur einfache Formen wie Kästen, Pfeile oder aber nur Bilder. Doch die Umsetzung selbst kommt erst später, sie würde sonst zu viel Zeit, Energie und Nerven kosten.

Hier nun meine Skizze für alle Folien meiner Präsentation:

In der Skizze siehst Du nun mehrere Dinge.

Zum einen ist das mit Blau Geschriebene das, was ich auf die Folien packen möchte. Die Nummern in den Kreisen geben die Folienreihenfolge an. Die Nummern in den Klammern (z.B. auf Folie 2, siehe auch Bild weiter oben) bezeichnen meinen Plan, in welcher Reihenfolge die Elemente erscheinen sollen. Für diese sequenzielle Einblendung ist Powerpoint (oder ein ähnliches Programm) echt klasse. Aber bitte belasse es bei einem einfachen „Einblenden“ als Animation. Reinhüpfende Texte sind Kindergarten (das musste ich auch erst lernen!).

Der mit Bleistift geschriebene Text sind meine Notizen für mein Redemanuskript. Also Dinge, die ich (möglicherweise) zur Folie sagen möchte, aber die nicht explizit auf die Folie geschrieben werden.

Wie Du nun auch siehst (nachdem Du es des Öfteren schon gelesen hast), arbeite ich gerne mit Diagrammen, Tabellen oder Bildern. Durch diese visuelle Umsetzung der Infos sollen diese leichter verständlich werden. Dazu transportieren Diagramme Infos über Zusammenhänge direkt, ohne dass diese ausgeschrieben werden müssen und so zu textüberfluteten Folien führen. Dies ist für mich alles Bestandteil der Kunst des Weglassens und gleichzeitig eine Form des Infotainments.

In meinem Konkreten Fall hieß das, dass ich Korruptionsbeziehungen mit Pfeilschaubildern dargestellt habe. Dadurch wurde schon durch die Darstellung das Bild eines Netzwerks oder eines zusammenhängenden Systems deutlich (sie auch Foto oben, Folie 2).

Die Tabelle auf Folie 7 stellt die Verteilung der Schmiergelder auf die verschiedenen Parteien dar. Bei diesem Korruptionsnetzwerk war es nämlich so, dass die Korruption schon so systematisch bzw. institutionalisiert war, dass die Schmiergelder nach festen Anteilen unter den relevanten Parteien aufgeteilt worden waren.

Gerade eine Tabellendarstellung trägt diese systematische Komponente und die Vergleichsmöglichkeit zwischen den Parteien in sich.

Wo es mir möglich war, ohne elementare Infos zu unterschlagen, habe ich versucht, mit Dreiergruppen zu arbeiten, da diese Dreiteilung als besonders „rund“, harmonisch und stimmig empfunden wird.

Wenn Du nun Schritt 2 und 3 vergleichst, so siehst Du, dass in der Skizze der Präsentation die Infos aus der systematischen Gliederung umgesetzt wurden. Die Basis war also die Gliederung und die Skizze der kreative Akt der Umsetzung einer „schönen“ Info-Darbietung.

technische Umsetzung

Erst jetzt wird das Präsentationsprogramm geöffnet! Nun befasse ich mich damit, die Skizze auch auf die Folien zu bringen.

In der Regel habe ich schon bei der Skizze im Kopf, was bei Powerpoint möglich ist, ohne dass ich Stunden mit der Umsetzung verbringen muss. Das kommt meiner Prämisse des „Weniger ist mehr“ auch sehr entgegen bzw. speist sich gerade auch aus dieser.

Die Grundelemente sind, wie oben schon erwähnt, einfache Formen wie Pfeile, Kästen oder Kreissymbole.

Dazu kommen möglichst simple Tabellen und einige Bilder oder Icons.

Im nächsten Bild siehst Du die Umsetzung von Folie 6 von der Skizze.

Der aufregendste Teil der technischen Umsetzung ist die harmonische Anordnung und Platzierung. Hier kann es sein, dass ich länger an einer Folie sitze und immer wieder die Größe von Bildern oder Elementen ändere oder aber die Anordnung verschiebe.

Ich empfehle hier möglichst auf gleiche Größen bei gleichen Elementen zu achten. In meinem Fall etwa die gleiche Schriftgröße für alle Pfeilbeschriftungen oder die gleiche Höhe bzw. Breite für alle Parteilogos oder die gleiche Pfeillänge für die Pfeile zwischen gleichrangigen Elementen. Besonders einfach erreichst Du das, indem Du eins der Objekte schlicht kopierst und dann lediglich drehst (z.b. für die Pfeilrichtung).

Als Beispiel habe ich oben schon das „big picture“ erwähnt und die Skizze dazu gezeigt. In der Umsetzung in Powerpoint sah das ganze dann so aus:

Auch noch zum Thema Einheitlichkeit passt, dass ich mich für eine Art der Folien-Titel entschieden habe und diesen auf jeder Folie so aussieht. Das erreichst Du durch kopieren der aktuellen Folie, oder indem Du gleich zu Beginn eine Dummy-Folie erstellst und diese dann immer wieder neu kopierst. Der Folien-Titel muss sich auch nicht ständig ändern, sondern oft habe ich den selben Titel über mehrere Folien hinweg. Dann gibt der Titel sowas wie das Hauptkapitel an.

Redemanuskript verfassen

Sobald die Folien fertig sind, nutze ich in Powerpoint die Funktion der Notizseite.

Klicke dazu auf „Ansicht“ und dann auf „Notizseite“. Du siehst dann zu jeder Folie eine DIN A4 Seite mit einem Textfeld unter der Folie. Zum einen kannst Du nun auf dieser Seite die Folien-Vorschau verkleinern als auch das Textfeld anpassen wie in einem Textdokument.

Wichtig: Bevor es weitergeht, nochmals der Hinweis: Es ist ein Beispiel, so wie ich die Präsentation gestaltet habe und wie ich meinen Vortrag vorbereite. Es ist keine 1:1 Vorlage für Dich, sondern mehr eine Anregung oder ein Grobgerüst für Dich.

Denn wie Du nun siehst, nutze ich keine Karteikarten sondern die Notizfunktion von Powerpoint dazu, die Dinge aufzuschreiben, die ich während des Vortrags sagen möchte.

Natürlich kannst Du für diesen Schritt auch andere Werkzeuge verwenden!

Plane im Skript auch Pausen und Übergänge wie in einem Theater-Skript

Das, was auf der Notizseite steht, ist am Ende wirklich eine Art Skript wie in einem Theater, wobei der Vortrag meine Aufführung ist. In dieses Skript kommen vor allem die Textbausteine, die ich in der Skizze mit Bleistift schon notiert habe. Denn meistens habe ich bereits beim Erstellen der Skizze im Kopf, was ich dazu ausführlich sagen möchte. Hier wird deutlich, dass die Folien Dich bzw. mich beim Reden unterstützen und mir nicht das Reden abnehmen sollen oder mich gar ganz überflüssig machen. Ich sage also immer mehr als auf den Folien steht.

In meinem Skript besonders wichtig sind Redepausen, die Übergänge und das Weiter-Klicken zwischen den Folien. Genau das steht offensichtlich nicht auf den Folien. Ich notiere mir also, wie ich möglichst elegant bzw. ohne Bruch von einer Folie auf die nächste oder von einer Thematik zur nächsten überleite. Hier helfen Konjunktionen (Verbindungswörter), wie auch beim Aufsatz und wie bei den Tipps zum Aufbau beschrieben…

Auch zu der oben erwähnten Einleitung mit dem Zitat „Lo facevano tutti“ habe ich mir die einleitenden Worte und damit die Überleitung zum Thema in das Skript geschrieben. Als Einleitung bzw. Überleitung hatte ich mir sinngemäß überlegt und dann so oder ähnlich gesagt:

Lo facevano tutti. Das machten alle. [Pause] Das sagte Bettino Craxi, Chef der sozialistischen Partei Italiens, bei einer gerichtlichen Anhörung zum Korruptionsfall, den ich heute vorstellen werde. Und das Besondere an diesem Fall: Craxi hatte Recht! …[Klick]…

In diesem Redemanuskript wiederum markiere ich mir die zentralen Worte fett oder/und farbig, sodass ich sie gut erkennen kann. Die Schriftgröße stelle ich für das Textfeld auf mindestens 14 ein, meist sogar 16, sofern der Platz reicht.

Wie? Wieso das? Ja, jetzt kommt der unorthodoxe Teil für viele:

Ich drucke das Redemanuskript, also Notizen zu jeder Folie, komplett aus. Diese Redemanuskript-Seiten kann ich nun auch dann gut lesen, wenn sie vor mir auf dem Tisch liegen. Somit ersetzen diese Seiten bei mir die Karteikarten. Für mich hat das folgende Vorteile: Ich habe außer meinem Presenter nichts in der Hand. Es sieht nach freier Rede aus. Ich habe dennoch einen Not-Anker, sollte ich einmal komplett hängen.

Üben!

Da ich einen Vortrag mehrmals vorher übe, stellt sich nach dem 3. Mal der Zustand ein, dass ich kaum noch auf die Skript-Texte schaue, sondern quasi frei rede.

Dabei ist die Wortwahl schon vom Skript geprägt, aber ich halte mich nicht „sklavisch“ daran. Die fett gedruckten Wörter geben mir die Struktur vor, anhand derer ich erzähle: Für diese fett gedruckten Anker-Wörter reicht ein kurzer Blick nach unten auf das Skript, ohne dass ich eine Karteikarte vor die Augen halten muss.

Wichtig ist wirklich, den Vortrag mehrfach zu üben, bevor Du ernst machst. Nur so merkst Du, wo die Formulierung nicht so einfach ist, wo Du an den Übergängen hängst oder wo ein schwieriges Wort für „Verhaspelungsgefahr“ sorgt.

Du gewinnst mit jedem Üben mehr Sicherheit.

Ich habe den Vortrag zu dem Korruptionsfall mindestens vier Mal vorher geübt. Dadurch haben sich gerade auch beim Einstieg gute Formulierungen verankert, die ich sozusagen „auswendig“ wieder so oder sehr ähnlich im Ernstfall wusste. Dazu habe ich ein Gespür bekommen, wo eine kurze Pause sich richtig anfühlt, bevor ich zur nächsten Folie klicke.

Auch wird mir und auch Dir beim Üben klar, ob das Zeitlimit passt. Bei mir war es so, dass ich meistens in der Übung knapp über das Limit kam, allerdings nicht mehr als fünf Minuten. Das ist für mich ein gutes Zeichen, denn aus meiner Erfahrung heraus ist man im Ernstfall immer etwas schneller, auch wenn man sich vornimmt, ruhig und gelassen zu reden. Meist bist Du schneller, eben weil Du nicht jede Formulierung exakt so ausschweifend wählt wie auf den Notizen bzw. wie im Testlauf. Oder eine Randgeschichte bzw. ein Detail doch spontan wegfallen lässt (Detail im Sinne von „nice-to-know“, nicht von „ohne-machts-keinen-Sinn“ !)

Bei meinem Vortrag habe ich letztendlich 14 Minuten statt geprobter 17 Minuten und vorgegebener 15 Minuten gebraucht.

Vortrag mit Spaß halten

Nach dem Üben fühle ich mich sicher und habe in aller Regel sogar Lust darauf, den Vortrag zu halten.

Sofern noch eine Restnervosität besteht, mache Dir bewusst, dass Du (i.d.R.) alle im Raum kennst, sie Dir nix Böses wollen und Du sehr gut über Dein Thema informiert bist. Das beutet auch, dass meist nur Du selbst glaubst, irgendetwas Wichtiges beim Vortrag zu vergessen. Oft hast Du durch das Präsentieren des big picture, also der Zusammenhänge Deines Themas, die wichtigste Aufgabe gemeistert.

Ich denke mir dann oft: Jetzt hab‘ ich Lust, den anderen etwas Interessantes auf eine angenehme Art und Weise zu erzählen! Alles passt, wenn ich Spaß hab‘ und mein Publikum auch ein bisschen…

Detaillierteres zum Vortragen selbst, kannst Du bald noch auf diesem Blog nachlesen. Sei gespannt!

Infografik: Präsentation erstellen

Die wichtigsten Meilensteile hin zu einem tollen Vortrag.

Infografik als PDF: Präsentation erstellen

Infografik Vorschau:

Quellen/Weiterlesen

Eigener Blog: Weglassen – Eine hohe Kunst und Vortrag beenden und Aufbau eines Vortrags und harmonische Foliengestaltung

Nicola Pridik: Powerpoint Referentenansicht

Bildquellen

Icons auf den Folien: Icons made by Freepik from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY

Skizzen von mir.